第一章 群策群力最有效 (第3/3页)

自己弄自己的，也没专门的人员。”

    据此三人很快达成了共识，王强疏忽了一个很重要的职能——秘书。可是目前看来，他并不想设立秘书这个职位，有什么可以替代的办法呢。

    向波说：“我在军校学的就是机要秘书，而机要秘书的分类有很多种，比如文字秘书、事务秘书、生活秘书等。王总现在把这些都混淆了，同时把这些职能分散到了各个岗位。我们只有把这些拎出来，思路就清楚了。”

    庄晓芸说：“你分析得很对，但怎么做才能分化管理好这些职能呢。”

    王自力说：“你们拿意见，我的专业方向还在采购和商务谈判方面。就算安排管后勤，也只能兼管或协管，不能为主。”

    向波说：“那可以增设一个行政人事文员的岗位。平日里协助我们进行文印和档案管理工作，还可以兼任王总的文字秘书，同时在王自力出外勤时协管后勤，这样就都能应付下来了。”

    庄晓芸说：“这个办法好。不过增加一个人不是小事，谁去说呢。”

    向波说：“既然大家认为有道理就一起去，我来提。”

    庄晓芸笑着说：“你的意思是，行政你一肩挑咯。”

    向波心想，上万人的企业我多配两人都能挑，何况王爷公司呢。嘴上却说：“可以试试。”

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    三人来找王强的时候，他正在复核立项报告的一些内容，他怕那批复的时候要面对数据上的质询。他见三人一同前来，知道他们商量出了合适的方案，于是招呼他们到沙发那边坐下。

    按事先说好的，向波开口了。他半开玩笑半认真地说：“王总，我们觉得你缺了个秘书。”

    王强先是一愣，好半天才回应道：“秘书，我的吗？我没想过这事，什么理由？”

    向波回答说：“您之前把秘书相关的职责都分散到不同的人身上了，所以没有觉察到。”庄晓芸和向波在一旁频频点头。

    王强仍是一头雾水。“哪些职责，你说说看。”

    向波说：“秘书的职责有很多，包括文书订制、行程安排、事务助理等等，您不记得我就是机要秘书专业的吗。据我了解，之前您这块儿有很多文字方面的工作是由卫经理或毛学文完成的，而事务方面的工作也是毛学文在协调处理，还包括一些个人方面的事务。这其中，就有一些工作安排不下去，也是毛学文最大的困惑。比如说，文字资料的整理保存，决议决策的监督执行，重要公司印鉴的使用保管，与管理人员之间的实务协调等。您有这样考虑过吗？”

    王强的眉头微微一皱，说：“你说的有一定道理，这些确实没有专门人员处理。那这么说来，我还要增加一两个秘书啦？”

    向波笑着说：“我们三个围绕这个情况进行了商讨，做了一个全面的考量，决定不必专设秘书。主要是从目前情况来看，没有人员可以适合这个岗位，包括我们。”

    王强不解地说：“那怎么才能解决你刚才提出的那一系列问题呢？”

    向波说：“我们计划增设一个总经办的文员。其主要职责有三：担任您的文字秘书，同时兼任行政和人事的文秘工作；传达您的指示，跟踪落实，包括管理会议的决议执行情况；在王自力出外勤时，兼管后勤工作。这样的话，很大程度地降低了对这个岗位的要求，从而很容易找到合适的人选来从事这份工作了。”

    王强还是有些疑惑，问道：“你们是怎么商量分工的呢？”

    向波说：“人事部分的工作由庄晓芸全盘负责，毕竟公司几十个的人事事务非常繁杂，她的工作基本是饱和的，同时附带公司资料及文档的存管工作。行政方面的工作由我接管，还包括外联、宣传、安保和后勤工作。王自力则还是主管采购，此外协助分管后勤工作。如此一来，基本可以适应目前的局面。如果事务进一步扩展，再另行商议对应的方案。”

    王强又问庄晓芸和王自力，都是什么意见。

    庄晓芸说：“向波说的很有道理，也是我们共同商议得出的方案，希望能得到您的支持。”

    王自力说：“我没问题，我还是主管采购工作就是。”

    王强想了想，说：“这个方案可以采纳。不过我希望你们尽快条理好总经办的工作实务，不要对生产和营销产生不利影响。还有就是希望你们按期出台制度，规范好管理工作。两个月之内，我是要进行逐项审查的。”

    王强把两个月说得很重，同时看了看向波。

    向波自然领会其中的含义，没有吭声。

    总经办的分工暂时就这样确定下来，只等行政人事文员到岗了。